ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF INTRODUCING DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT IN THE ACCOUNTING SYSTEM OF UKRAINIAN ENTERPRISES
Abstract
The article deals with the introduction of digital document management in the accounting system of business entities in Ukraine. The relevance of the paper is due to the dynamic development of information and telecommunication technologies and comprehensive digitalisation of the economy in general and documentary support of business processes in particular. Despite the high level of relevance, digital document management has not become widespread in the information systems of automation of accounting of business entities in Ukraine. The purpose of the study is to investigate the advantages and disadvantages of introducing digital document management in the accounting system of enterprises in order to explain this trend in the scope of its application. While preparing the research article, general and special methods of scientific research were used, in particular, the method of substantive analysis of legislative and regulatory sources. The main results of the study presented in the publication include the following: determination of the impact of the digital format of accounting documents and digital document flow on their analytical, protective, evidentiary, organisational and informational functions with the allocation of clear advantages that lead to strengthening of the functions and disadvantages that lead to obstacles to their implementation; description of the documents of legislative and regulatory regulation of digital document management in the accounting system of business entities of Ukraine; identification of requirements for organisation of digital document management at an enterprise; specification of requirements for implementation of digital document management software at an enterprise. The conclusions reveal the identified advantages of using digital document management in the accounting system of business entities in Ukraine and the authors' opinion on the existence of significant obstacles to its implementation. The practical value of the obtained results of the study lies in substantiating the feasibility of introducing digital document management in the accounting system of business entities in Ukraine.
References
Бруханський Р., Спільник І. Цифровий облік: поняття, витоки та актуальний дискурс // Інститут бухгалтерського обліку, контроль та аналіз в умовах глобалізації: Міжнар. наук. журнал. 2020. Вип. 3-4. С. 7¬20.
Величкевич М. Б., Мітрофан Н. В., Кунанець Н. Е. Електронний документообіг, тенденції та перспективи. Вісник Національного університету «Львівська політехніка». 2010. № 689. С. 44–53.
Головацька С.І. Системи електронного обліку і звітності підприємств: актуальні аспекти // Підприємництво і торгівля. 2021. № 32. С. 11-16.
Документування в бухгалтерському обліку: процес ний підхід : монографія / С.Ф. Легенчук, К.О. Вольська, О.В. Вакун. – Івано-Франківськ: Видавець Кушнір Г.М. 2016. – 228 с.
Загородній А.Г. Бухгалтерський облік. Основи теорії та практики: підручник / А.Г. Загородній, Г.О. Партин, Л.М. Пилипенко, Т.І. Партин, О.І. Тивончук. – Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2022. – 416 с. – мова: укр. і англ.
Королюк Т., Рапа Н. Діджиталізація документообігу на підприємстві: особливості сервісного забезпечення // Галицький економічний вісник. 2022. № 2 (75). С. 37¬45.
Назарова І.Я Можливості та функції електронного документообігу // Економічний простір. 2020. № 159. С. 166¬170.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів : Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5.
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88.
Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV.
Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV.
Про електронні довірчі послуги: Закон України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.
Пуцентайло П.Р., Довбуш А.В. Основні вектори розвитку бухгалтерського обліку в умовах цифрової економіки // Інноваційна економіка: науково-виробничий журнал. 2021. № 3-4. С. 140-151.
Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку та аудиті: підручник. – 2-ге вид., доопрац. і доповн. – Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2013. – 400 с.
Янчев А.В. Організаційно-методологічні положення електронного документування в системі бухгалтерського обліку. Автореф. дис. … д-ра. екон. наук : спец. 08.00.09 «бухгалтерський облік, аналіз та аудит» ; Житомир, 2015. – 36 с.
Ясінська А.І. Проблеми та перспективи електронного документообігу в умовах цифрової трансформації // Молодий вчений. 2022. № 11 (111). С. 128¬134.
Brukhansʹkyy, R., Spilʹnyk, I. (2020). Tsyfrovyy oblik: ponyattya, vytoky ta aktualʹnyy dyskurs // Instytut bukhhaltersʹkoho obliku, kontrolʹ ta analiz v umovakh hlobalizatsiyi [Digital accounting: concepts, origins and current discourse]: Mizhnar. nauk. zhurnal. Issue 3-4. pp. 7¬20.
Velychkevych M. B., Mitrofan N. V., Kunanetsʹ N. E. (2010). Elektronnyy dokumentoobih, tendentsiyi ta perspektyvy [Electronic document circulation, trends and perspectives]. Visnyk Natsionalʹnoho universytetu «Lʹvivsʹka politekhnika». № 689, pp. 44–53.
Holovatsʹka S.I. (2021). Systemy elektronnoho obliku i zvitnosti pidpryyemstv: aktualʹni aspekty [Systems of electronic accounting and reporting of enterprises: actual aspects] // Pidpryyemnytstvo i torhivlya, № 32, pp. 11¬16.
Lehenchuk S.F., Volʹsʹka K.O., Vakun O.V (2016). Dokumentuvannya v bukhhaltersʹkomu obliku: protsesnyy pidkhid : monohrafiya [Documentation in accounting: process approach: monograph] / – Ivano-Frankivsʹk: Vydavetsʹ Kushnir H.M., 228 p.
Zahorodniy A.H., Partyn H.O., Pylypenko L.M., Partyn T.I., Tyvonchuk O.I. (2022). Bukhhaltersʹkyy oblik. Osnovy teoriyi ta praktyky: pidruchnyk [Accounting. Fundamentals of theory and practice: a textbook] /. – Lʹviv: Vydavnytstvo Lʹvivsʹkoyi politekhniky, 416 p.
Korolyuk T., Rapa N. (2022). Didzhytalizatsiya dokumentoobihu na pidpryyemstvi: osoblyvosti servisnoho zabezpechennya [Digitization of document flow at the enterprise: features of service provision] // Halytsʹkyy ekonomichnyy visnyk. № 2 (75), pp. 37-45.
Nazarova I.YA. (2020). Mozhlyvosti ta funktsiyi elektronnoho dokumentoobihu [Possibilities and functions of electronic document circulation] // Ekonomichnyy prostir, № 159. pp. 166¬170.
Perelik typovykh dokumentiv, shcho stvoryuyutʹsya pid chas diyalʹnosti derzhavnykh orhaniv ta orhaniv mistsevoho samovryaduvannya, inshykh ustanov, pidpryyemstv ta orhanizatsiy, iz zaznachennyam strokiv zberihannya dokumentiv [A list of standard documents created during the activities of state bodies and local self-government bodies, other institutions, enterprises and organizations, with an indication of the terms of document storage]: Nakaz Ministerstva yustytsiyi Ukrayiny vid 12.04.2012, № 578/5.
Polozhennya pro dokumentalʹne zabezpechennya zapysiv u bukhhaltersʹkomu obliku [Regulations on documentary support of accounting entries]: Nakaz Ministerstva finansiv Ukrayiny vid 24.05.1995, № 88.
Pro bukhhaltersʹkyy oblik ta finansovu zvitnistʹ v Ukrayini [On accounting and financial reporting in Ukraine]: Zakon Ukrayiny vid 16.07.1999, № 996-XIV.
Pro elektronni dokumenty ta elektronnyy dokumentoobih [On electronic documents and electronic document circulation]: Zakon Ukrayiny vid 22.05.2003, № 851-IV.
Pro elektronni dovirchi posluhy [On electronic trust services]: Zakon Ukrayiny vid 05.10.2017, № 2155-VIII.
Putsentaylo P.R., Dovbush A.V. (2021). Osnovni vektory rozvytku bukhhaltersʹkoho obliku v umovakh tsyfrovoyi ekonomiky [The main vectors of the development of accounting in the conditions of the digital economy] // Innovatsiyna ekonomika: naukovo-vyrobnychyy zhurnal. № 3-4, pp. 140¬151.
Shkvir V.D., Zahorodniy A.H., Vysochan O.S. (2013). Informatsiyni systemy i tekhnolohiyi v obliku ta audyti: pidruchnyk [Information systems and technologies in accounting and auditing: a textbook]. 2-he vyd., dooprats. i dopovn. Lʹviv: Vydavnytstvo Lʹvivsʹkoyi politekhniky, 400 p.
Yanchev A.V. (2015). Orhanizatsiyno-metodolohichni polozhennya elektronnoho dokumentuvannya v systemi bukhhaltersʹkoho obliku [Organizational and methodological provisions of electronic documentation in the accounting system]. Avtoref. dys. … d-ra. ekon. nauk : spets. 08.00.09 «bukhhaltersʹkyy oblik, analiz ta audyt» ; Zhytomyr, 36 p.
Yasinsʹka A.I. (2022). Problemy ta perspektyvy elektronnoho dokumentoobihu v umovakh tsyfrovoyi transformatsiyi [Problems and prospects of electronic document circulation in conditions of digital transformation] // Molodyy vchenyy, № 11 (111), pp. 128¬134.
